公文作为党和国家机关的文书，是各级党政机关不可或缺的公务行为，是机关之间进行工作联系的枢纽和载体，是传达贯彻党和国家方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的主要载体。对于企业来说，统一的公文处理规范符合企业当前党务政务实际，增强了公文权威，降低了公文运行成本，提高了机关工作效率，更好地保障企业机关实施领导和履行职能。个人结合工作实践，认为现代企业的公文处理工作必须在坚持严密程式化的同时，积极探索、勇于创新，适应新的形势和任务要求，更好地发挥公文的策令性和实效性。
一、理清公文处理程序
在日常经营管理活动中，企业机关经常会收到下级单位各类请示性、报告性文件，公文处理人员按照收文程序，逐一登记，有条不紊。但是时常会出现“倒办件”，即一部分的下属机关的请示性公文，越过办公室文书科，直接报送领导审批，然后再倒回办公室文书科或承办单位办理。这种极不正常的公文运转形式，给企业的收文工作造成混乱，致使公文管理工作陷入被动。
此外，公文处理人员对于签收到的一些重要的文件，既需要领导的阅示，又需要送呈相关的部门领导，尤其是当公文有时间性限制要求时，文书由于工作疏忽，会出现了漏传或者横传现象，延误公文的办理时效，甚至有可能造成公文丢失，影响后续的归档等事务。目前，企业建立完善了公文传阅制度，有效控制公文的传阅方式、顺序以及传阅时间。在公文进行传阅的过程中详细的记录传阅人、传阅顺序以及时间等，便于公文的追踪，有效防止了公文漏传、丢失。
二、增加公文处理控制节点
办公室是企业公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作，并对下一级组织的公文处理工作实施指导；办公室主任可以根据机关的中心工作，对公文处理提出原则要求或意见，并负责督促检查和组织协调；公文处理人员则抓好公文“催办”环节，防止文件“延误漏办”，突出文件的时间性，及时地转出、阅办、催还公文。
应当明确的是，催办是对办理中的公文，向承办部门、承办人员进行督促或检查。包括内催办和外催办两个环节。内催办是针对本机关内部，对承办公文情况进行的督促检查，一般由机关文书工作人员具体负责，对承办的公文、呈阅、传阅的文件逐一催办。而外催办是针对机关发往的外单位，对于需要回复的公文进行的督促和提醒，一般是谁承办谁催办，可以采用电话、发函和传真等方式进行催办。
以往，催办的重点在于机关内部，即内催办。随着企业发展规模的扩大，外部联系日渐发达，外催办的作用尤为突显。公文的外部催办，应当明确责任部门，并注意方式和方法。企业增加了公文处理的控制节点，要求谁承办谁催办。即承办的责任部门，负责催办的具体事宜，并及时反馈公文处理结果。这样在在文件处理过程中，每个节点上的公文处理人员极具时间观念，各承办部门都在尽量缩短文件在本机关和机关外部的运转和处理周期，有效的减少了文件积压和拖拉。
三、加强公文处理队伍建设
新《条例》在科学界定“公文处理工作”概念的同时，更加突出公文拟制这一源头环节，并强调公文处理工作的组织领导和队伍建设。新《条例》第六条规定：“各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。”
文秘工作人员具体负责公文的起草、核收、分转、承办等事宜，把握公文的“出”和“进”。需要提出的是，本文所讲的文秘工作人员泛指一切与公文写作、公文处理具有直接关系的人员，如单位领导同志、部门负责同志、文秘人员、政策研究人员等。在公文拟制过程中，文秘工作人员的业务素质直接关系公文办理的质量。在机关实际工作中，专业文秘人员匮乏，而兼职文秘工作人员多数存在对公文格式掌握不正确，公文版头混用、误用或者干脆不用；对公文文种掌握不准确，自制文种、误用文种或混用文种；对公文要素掌握不全面，纰漏较多，直接影响了公文的效力和严肃性。这就要求，企业负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本企业公文处理工作的领导和检查，模范遵守公文处理的有关规定和程序；办公室作为公文处理的管理部门，设立文秘部门具体负责公文处理工作。着重强调的是，公文处理人员应当具备良好的政策和理论水平，熟知相关法律法规、业务知识和公文处理的有关规定，有强烈的责任感、大局观点和保密意识，坚持原则，严谨细致，精益求精。
四、明确涉密公文传递渠道
在公文管理方面，新《条例》的第七章对公文管理作出了具体规定，尤其强调公文的安全保密。其中，对密级文件的管理中增加了两方面内容：新《条例》第二十九条从机构、人员和设备上规范了密件的管理：“设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室， 并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备”；新《条例》第三十一条规范了涉密公文公开发布的管理：“涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定”。
此外，涉密公文传递渠道更明确具体。新《条例》规定：“涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要人员传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输”，而旧《办法》却未提及此项。
在企业涉密文件的管理过程中，始终坚持机要信函运转的“四个一”：“进出一个口”、“拆封一只手”、“登记一本帐”和“传阅一个点”。需要强调的是，当涉密文件只有一份或很少几份，且需要阅知的人员较多时，传阅应当坚持“点传”。这就需要以机要文书为一个“中心点”，阅件人只和机要文书人员之间存在严格的取还登记手续，阅件人之间不发生直接关系，这就有效避免了机要文件在传阅过程中积压、遗失和泄密等事件的发生，确保了公文传递的安全。
五、革新公文处理手段
策令性是公文独有的，也是最重要的特性。意思是说，公文具有权威性、强制性和约束力。这是公文最本质的性质，也是公文区别于其他文体的根本标志。
面临新形势、新任务及领导工作方式的新变化，公文处理的程序、方法也需要不断的修善，适应新的工作需要。办公自动化作为提高工作质量和效率的重要手段，在办公室工作的各个方面得到越来越多的运用，而网上公文处理则是自动化办公中极为重要的方面。我们的具体做法是：
革新办文手段，强调办公手段功能设计的实用性，真正实现公文处理的自动化。与以往“纸质化”办公不同，超时间性、跨地域性是网上办公系统的显著特性。但是，企业在设计公文处理系统的功能与构架上，模拟并拷贝了传统的纸质公文的处理流程，力求避免主观臆想。这样，既保持既有公文处理模式的连贯性，不会与现实需求之间产生太大的冲突；又在较大程度上实现了两种处理方式之间的互补，各取所长。毕竟，就目前的企业实际而言，还有部分单位未能做到完全的无纸化办公，而网上流程与纸质文件流程的同步，可以在最大程度上提高公文处理成效。
企业公文处理的流程中，有的基层单位和部门不按程序，直接将请示报送给领导个人，个别单位甚至同时报送给多位领导，形成多头请示和越级请示的现象。这种“倒办件”不仅延误公文处理时间，还增加了公文处理机关的处理难度。根据这种现象，企业设计了网上请示公文的专用格式和流程。凡不按公文运转流程要求，公文格式不规范的公文，系统自动回退，一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象，还规范了公文报送的格式，给公文处理工作带来了极大的便利。
在公文处理工作方面，企业加入了市委、市政府电子公文安全传输系统和省国资委网上公文直接传输系统，真正意义上取消传统的纸质公文。
综上所述，企业公文制发、处理、管理是全员参与的，是贯穿于公文处理全过程的，企业必须层层把关，加强公文管理工作的标准化，维护公文的权威性，建设和规范公文处理的全面质量管理，达到公文处理科学化和标准化。
（作者单位：中煤矿山建设集团）
相关热词搜索： 现代企业 规范 公文处理 工作 管理
