关于固定资产电子化管理的建议

重庆农村商业银行的建立，对管理提出了更高的要求。由于规模大、网点多、人员多等原因，给管理带来了难度。如何精细化管理，明确责任，降低风险，提高效益，追求利润最大化，使股东价值最大化，是管理的目标。银行固定资产是银行经营的基础，主要表现为房地产及交通工具、电子设备、出纳机具等器具设备。作为银行持续经营和开展各项业务的实物载体，固定资产在为银行创造良好的经营环境、提高竞争力、拓展业务空间等方面发挥了重要作用，固定资产管理也就构成了银行内部控制体系的重要组成部分。

固定资产管理现状

重庆农村商业银行是在原39个区县行社基础上组建而成，因历史的原因，造成整个现有固定资产仍处于粗放型管理。管理账中手工账较多，而电子账中只有商品的财务部分，无具体的商品变化情况反映；静态管理较多，动态管理不够；在固定资产的投资、处置、更新换代等方面，能为管理层提供决策的支持力度不够；特别是电子机具等由于经常维护等原因，造成流动性较高，给固定资产管理工作带来难度；固定资产的共享流动性不高，使固定资产的利用率低等。这些都造成了固定资产利用率不高，管理责任不明确，从而造成固定资产的资源浪费。现有的固定资产管理手段，使要实行精细化、精准化管理带来了极大的难度。商业银行的组建，管理体制的变革，要求对现有的固定资产管理也进行改进。

因此，有必要进行固定资产的电子化管理，以实行对固定资产的动态准确跟踪，并可明确责任，提高固定资产的利用率，管理效率。电子化管理，也是配合落实商业银行改革中各项固定资产管理制度的重要保障。

目前固定资产管理的问题

商业银行的组建，把建设良好的公司治理机制作为发展目标，因此，提高资产质量与会计信息的真实性和准确性、实现管理的有序性和有效性、加强监管检查成为了固定资产管理体制改革的首要要求。由于管理要求的不断细化，以及固定资产管理工作本身的复杂性，一些基于历史原因以及现有体制不完善之处而产生的问题逐步显现出来。

（一）账实不符问题

账实相符是确保会计信息质量真实、准确的基本要求。由于农商行组建成立后，现有网点多，特别是房屋等固定资产折旧、电子机具经常因维修而在各网点间流动性大等管理难度大，造成固定资产的记录会帐实不符。

（二）固定资产作为资源未充分利用

固定资产其实如一个人一样，在其最初的保修期内，像一个人的状年一样，是状态最好效率最高的时段，而维护费用由于是由厂商承担，运行费用是最低的。可在现行的固定资产中，很多这样的固定资产，利用率不高，造成资源的浪费。经济的发展，已从传统的粗放型向集约型转换，这就对企业的管理提出了更高的要求。企业环境资源成本的提出，更是要求企业不断加强管理，降低企业经营过程中的资源消耗，降低经营成本，提高效益。节约增效，也应当成为企业文化中的一部分，使之能为企业和社会创造更多的价值。

（三）现有的粗放管理，无法实行精细化管理

现有固定资产管理中，在财务系统上对固定资产的记录不够详细，无法真实反映固定资产的现有及变化状况。如发电机属共有配置财产，流动性较强，但固定资产管理，无法及时反映变化情况。人员轮岗制度的建立，人员的流动加快，固定资产的责任人的也未及时变化，交接不完整等原因，无法满足管理中对责任人落实的要求。

在固定资产管理中，由于责任人的落实不准确，造成成本管理观念不强，很多固定资产维护保养不到位，设备使用寿命降低，从而增加了经营成本。在很多网点中，对固定资产未及时清理不到位，固定资产闲置，而未及处理，造成企业的固定资产资源浪费，有效利用率低。

（四）不能给管理层提供有效的决策支持

在固定资产管理中，管理的维修记录、现有设备的使用状况、闲置资产状况、资产有效使用率等情况，无法及时、准确的生成统计报表数据，从而不能为管理层中的设备采购、闲置固定资产处置等决策提供可靠的数据支持。

电子化管理需实现的功能

固定资产管理工作之所以会存在上述种种问题，很大程度上来源于历史上长期粗放式管理形成的遗留问题积淀，固定资产管理手段落后，管理制度执行力不强，39个区县行社合并组建农商行，更加大了现有的固定资产管理难度。要加强固定资产管理，就要实现精细化管理，充分利用资产价值，明确管理责任，就需要依靠固定资产的管理手段电子化，实现管理效率的提高，来合理分布、管理农商行的庞大的固定资产资源，从而提高固定资产的投入产出效益。

能分别针对不同的管理对象，对资产进行详细管理

在现有固定资产中，种类较多，如房产、汽车、电脑设备等，且各种产品的属性各不相同，为能有效针对各种固定资产的特点，有针对性的反映其属性，需能自由定义资产属性。同时在一些固定资产中，应支持资产的组合与分解（如一套电脑，由主机、显示器、音箱等设备组成），以能反映固定资产的全貌，从而为高效管理、利用固定资产提供基础。在电子化管理中，应分级、分岗位管理，支持固定资产管理卡的随时打印，能自动生成资产的唯一编码，并可打印成条形码，与资产的原有出厂编号关联配套使用，方便管理，提高效率。支持固定资产的当前使用状况，保修期、使用期等期限管理，以及维修记录等管理，为合理评估资产的使用价值，固定资产的更新换代等固定资产的决策分析提供数据支持。

利用网络集中数据管理，采用B/S或C/S的结构，使各级机构均能方便的对固定资产进行查询、管理，可以根据需要进行固定资产的交接，打印各种固定资产管理卡、报表数据，满足各个层次对固定资产管理工作的需要。

在固定资产的管理中，如各种器具的使用说明书，房屋的建筑结构图纸、电气图纸图等，这些资料都是固定资产能有效使用和维护的重要资料，而在现在的资料中很多因人为交接或保管不善的原因，造成这些资料的损坏、丢失或保管不善，给固定资产的后续管理和有效利用带来了麻烦。

明确责任人，实行对资产的动态跟踪

由于人员流动的频繁，岗位轮换，设备的维修替换，以及像发电机等共享设备的流动使用等原因，造成固定资产的使用人和管理责任人经常发生变化，而现有的粗放式管理，不能满足及时动态跟踪资产管理的变化情况，无法明确管理责任人的责任，易造成固定资产流失。

跟踪固定资产的整个生命流程，实现全过程管理

由于农商行的现有固定资产规模庞大，种类繁多，各项管理工作仅靠传统的手工管理、手工统计已远不能适应工作要求，必须实现管理工作的电算化，即建立起包括计划管理和核算管理等功能齐备的信息系统，将固定资产的购建、计划、决算、处置、报废、交接、核算等各项业务全部通过系统加以反映，按照管理权上收的原则设置相应系统管理权限，与固定资产的管理流程同步，实现固定资产的电子化管理与实时监控。

完善的信息管理系统将有助于管理机构实时掌握固定资产信息，提高管理工作的时效性、透明度和效果。同时，在实现核算电算化的前提下，可以取消手工固定资产明细账和总账，有利于减少手工劳动，提高工作效率。

能提供对其他系统和管理决策的支持

可实现对固定资产的基础管理、财务处理、报表统计功能，并与其他财务、报表系统关联运行，减少重复劳动，并能保持数据的一致、准确性。能利用固定资产的使用数据，生成相关统计分析用报表，协助各级部门实现固定资产的管理、分析工作。可对目前使用的固定资产使用情况进行在线查看，并可根据需要灵活调度固定资产，使资产充分利用。对于目前固定资产的使用、维修记录的分析，可以为采购选型提供依据。根据网点和人员的固定资产占有状况，与其他业绩考核等管理相关联，可以加强成本管理，提高资产的利用率，挖掘资产的使用潜力，实现使用最优化、成本最小化、利润最大化、价值最大化。

电子化管理带来的优势

（一）积极盘活闲置固定资产

为了实现固定资产有效利用，提高资产质量，减少非生息资金占用，闲置固定资产应及时处置盘活，更可在全行范围内进行统一调度，使固定资产利用率提高。固定资产电子化系统的建设，使各个部门根据管理需要随时进行灵活查询，能对固定资产的使用状况、资产价值评估等工作进行灵活统计，有利用及时发现闲置资产，充分利用固定资产产生最大价值。

（二）加强成本管理

固定资产的购建、维护、管理、折旧等费用，是企业费用支出的重要组成部分，实行电子化管理，能更加及时、准确的对固定资产的整个生命周期内产生的各种费用支出进行评估，为固定资产的采购、更新换代的决策提供依据。同时固定资产的管理责任落实到人、机构，实行精细化管理，能加强员工对固定资产管理的责任感，明确管理责任，加强固定资产的维护与保养工作，可以有效延长固定资产的生命周期，从而降低费用。

（三）规范企业管理

电子化的管理系统与固定资产的管理制度一起，能加强管理制度的落实，使固定资产从购建、使用、维护、处置等整个环节，处于透明化状态，防止固定资产挪用、转移等情况的发生，保护了企业的利益。固定资产的责任人落实，更能明确员工的责任，降低经营风险。如将人员、机构的资产情况，与其经营业绩相挂钩，形成资产产出比等指标与其他考核指标一起纳入业绩考核系统，更能提高资产利用率，调动员工积极性，造成节约增效的良好企业文化，挖掘企业的经营潜力，提高企业的经营效益。

总之，固定资产的电子化管理，能实现固定资产规范化、标准化、系统化的管理。随着公司治理机制的不断深入，对固定资产管理工作的要求也将日益严格。对现有固定资产管理体制按照现代商业银行的要求予以健全、完善，必将有助于加强内部控制，降低风险，实现固定资产价值最大化，为降低成本，提高竞争力打下坚实的基础。

 

 

重庆农村商业银行万州支行茨竹分理处    谭成龙

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