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现代电子档案管理工作是企业发展至关重要的一环

发布时间: 2022-03-22 09:09:52 浏览:

摘要:随着网络技术的普遍应用,电子档案管理体系被广泛应用于企业管理当中,是企业发展至关重要的因素。本文分析了企业电子档案管理工作中存在的问题,并针对这些问题提出了改善措施。

关键词:电子档案;归档程序;鉴定

中图分类号:G275 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2011) 11-0000-01

Modern Electronic Files Management is a Critical Part for Enterprise Development

Zhang Shuang

(PetroChina Company Limited Pipeline Technology Branch in Shenyang,Shenyang110031,China)

Abstract:With the widespread application of network technology,electronic records management system which is widely used in enterprise management,enterprise development,a critical factor.This paper analyzes the corporate electronic records management problems,and for measures to improve these issues.

Keywords:Electronic files;Filing procedures;Identification

一、引言

随着网络信息技术的发展和普及,电子网络管理被广泛应用于企业管理的方方面面,使企业的管理和办公朝着自动化、网络化的方向发展。传统的纸质档案已逐渐被电子档案代替,所谓电子档案,是指以硬盘、软盘、光盘等设备作为载体来存储,并通过计算机等设备进行阅读、处理和传输的相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。电子档案管理为企业档案管理工作提供了更有效、更便捷的管理模式,是企业发展至关重要的一环。

二、企业电子档案管理工作存在的问题

(一)电子档案管理工作未受到应有的重视。网络技术普及的今天,电子档案管理体系被越来越多的企业引入运用,比起纸质档案时代,电子档案的广泛应用不但提高了档案管理工作的效率,而且为企业获得更多、更有效的信息创造了可能性。然而目前,很多企业仍沿用过时的档案管理方法,没有予以电子档案管理足够的重视,造成了档案管理工作量繁重,工作质量难以提高的局面,不利于企业的经营发展。(二)电子文件归档程序不够完善。电子文件的归档包括逻辑归档和物理归档两种方式,逻辑归档是指不改变电子文档原有的存储位置和存储方式,只将其通过网络移交给档案部门的过程,物理归档是指通过下载拷贝,将电子文档移交到档案部门的过程。通行的电子文档程序由于在设计过程中,办公系统设计者和档案工作人员的工作相互独立的现状,只对逻辑归档功能部分做了设计,忽视了对物理归档部分的设计,这样不完善的归档程序不利于电子档案管理工作的更好开展。(三)电子文件和电子档案不同步。由于对电子文件的制作规程与电子档案制度之间不匹配,导致电子档案归档制度缺乏约束力。(四)存储介质不够安全。电子档案采用磁盘等介质作为存储载体,然而磁盘经常会受到温度、磁场等外界环境的影响,会有丢失数据的隐患。

三、针对电子档案管理问题采取的措施

(一)提高领导重视和工作人员素质。领导是企业发展战略的决策者,引导着企业发展的方向,因此,为提高企业电子档案管理工作的质量,一定要加强领导的重视。领导应熟悉本企业电子档案管理体系的构成和基本运作,并能监督促进档案管理部门的工作。档案管理者是档案管理工作的直接参与者,他们的工作质量直接影响着本企业档案管理工作的水平。因此应提高档案管理工作者的专业素质,为他们提供专业培训等机会,并能从主观因素方面入手,提高档案工作者的职业道德。(二)建立完善的电子档案管理制度。由于电子文档在形成的过程中,要经过文件生成、文件处理、归档、保管和利用等复杂的过程,在这一过程中如处理不当,电子文件很有可能发生被修改或者被遗失的可能,因此,一方面要设计一套严格的电子档案管理制度,对电子文件从生成到应用的过程进行严格的全方位监控,确保电子文档的完整性;另一方面应采取严厉的安全保护手段,防止电子文档在生成到利用过程中被不正常改动或泄密,确保电子文档的安全性。(三)电子档案的鉴定。电子文件由于其网络传输快捷、复制拷贝便利的特点,提高了对其真伪性鉴定工作的要求,应做到对电子文件的原件实施加密钥和隐形条码的等措施,防止文件在传输等过程中被改动和文件内容被泄露,保证企业的利益不受侵害。在做文件归档工作前,要认真鉴定电子文件价值,保留对企业工作有用的文件,删除其余对企业工作无价值的文件。最后还应确定文件的完整性和合法性。(四)电子档案的归档管理。电子文件的归档,是指先确定应归档的电子文件的属性,然后再将其从计算机或者网络存贮器上拷贝到存储介质上的过程,包括不改变原有存储方式和存储位置的在网络上进行的逻辑归档,和将电子文件下载到保存载体上的物理归档。在对电子文件的归档过程中,应做到:对进行归档的电子文件做好质量检查,确保电子文件的完整、真实以及安全性,归档时需先确定电子文件的属性;电子文件与纸质文件同步归档,弥补电子文件法律效力不明、可靠性不确定等不足之处;电子文件归档时的格式应使用统一的标准,如一些扫描的文件应该以JPEG和TIFF为统一格式,并要对归档个阶段的软件和硬件环境加以说明;明确电子文档的管理标准,即对电子文档的搜集、登记、文件命名、文件归档、安全和专利维护等的管理标准,建立健全完善的电子文件管理制度。(五)计算机辅助立卷方法。同纸质文件一样,电子文件也需要有一个科学统一的管理体系。由于电子文件的数量庞大、种类繁多等特点,想要靠人工方式建立电子案卷是行不通的,因此,为提高立卷效率和准确性应充分利用计算机辅助软件来完成立卷工作,使电子文件自动归档。(六)电子档案的保护与利用。电子文档由于其数目庞大、种类繁多、载体存在不稳定因素等特性,如电子文件的存储载体经常由于环境、技术等方面的因素,导致存储载体的质量和寿命受到影响,使得对电子文档的保存和维护工作变得很复杂。为提高电子文档的质量和安全,应定期对其进行检测和维护。

电子文档由拷贝、网络传输和直接利用三种方式加以运用,常用的方法是网络传输和直接利用。网络传输即通过网络向所需企业传输电子文档资料,直接利用即在档案检索机构电脑上直接查询电子文档的方式。

参考文献:

[1]王红艳.企业电子档案管理创新浅析[J].现代企业文化,2009,9

[2]朱敏芳.现代企业电子档案管理[J].机电兵船档案,2006,2

[3]刘金川.企业电子档案管理问题与措施[J].工会论坛-山东省工会管理干部学院学报,2006,2

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