建设项目电子文件归档质量控制

摘要：本文通过分析建设项目电子文件归档质量状况及问题，提出企业档案部门应从健全管理网络，提高质量意识，科学制定质量标准，把握好质量控制中的关键点几个方面来做好建设项目电子文件的质量控制。

关键词：建设项目 电子文件 归档 质量

在社会信息化程度不断提高的条件下，信息技术在工程建设中的应用越来越广泛，大量电子文件应运而生，这些电子文件真实反映了项目建设全过程，在项目竣工后的运行、维护、改造等工作中发挥着重要作用。做好建设工程项目电子文件质量控制，保证其真实、完整、安全地归档，对建设项目管理及档案信息化管理都有着重要的意义。

一、建设项目电子文件归档质量状况及问题

国家2002年颁布了《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》），对电子文件归档提出 “确保其真实性、完整性和有效性”的要求。从这一标准审视当前建设项目电子文件归档质量，问题良多，电子文件的“三性”得不到保证，其质量和价值也就无从谈起。

1.电子文件内容不真实，与工程建设实际不符

电子文件的真实性即电子文件的内容、结构及背景信息在经过传输、处理后依然能够与形成时的状态一致。而在实际工作中，归档项目电子文件内容不真实准确、与施工实际不相符、与纸质文件不一致等问题普遍存在。在企业信息化高度发达的今天，工程技术人员已习惯通过网络查阅工程项目档案，如果电子文件内容不真实，与现场有差异，将为日常的生产运行、设备检修、改造等工作带来隐患，所谓“失之毫厘，谬之千里”，项目档案资料不真实，可能会对企业造成重大损失。

2.电子文件归档内容不齐全、不完整

电子文件的完整性是指归档电子文件的内容、结构、背景信息等无缺损。本企业电子文件归档不完整主要表现在整体归档率偏低，仅施工阶段的施工记录、竣工图能按要求归档，项目立项、设计、管理、竣工验收等各阶段形成的电子文件大多数未归档，即最基本的内容完整齐全的要求都尚未达到，更谈不上电子文件元数据及背景信息的完整性。据统计，2013年本企业建设项目电子文件归档率仅为65%，远达不到完整性要求。

3.电子文件缺乏规范性、有效性

电子文件的有效性是指归档电子文件应具备可理解及可被利用性，包括信息的可识别性、载体的完好性和兼容性等。只有可被利用才是有价值的，从本企业归档电子文件质量来看，文件格式、命名不规范、存放杂乱无规律、载体无法读取等问题，都为电子文件的有效利用带来了一定障碍。

二、提高质量意识，健全管理网络，是建设项目电子文件质量控制的保障

1.提高质量意识

建设项目电子文件归档质量不理想的原因有多方面，有技术因素，也有管理因素；有主观因素，也有客观因素，其中最重要的一点，就是主观上不重视。受传统的纸质档案管理模式影响，在建设项目管理工作中，电子文件管理一直处于从属地位，信息技术在项目管理中更多的时候只是简单的打字机和制图工具，生成电子文件的目的也不过是为了输出纸质文件，之后电子文件的命运就是被随便存放，随意修改，甚至丢失。部分工程技术人员并未真正意识到电子文件也是档案，与纸质文件一样需要规范管理，妥善保存，对于档案部门提出的电子文件规范要求，不理解不认同，认为是多此一举。要彻底扭转这种对电子文件的错误意识，档案部门除了要对国家相关法规多加宣传指导外，还应注意积累宣传日常工作中利用项目电子文件产生效益、利用错误电子文件为工作造成不便甚至损失等实际事例，用事实说话，以此提高工程技术人员的质量意识和责任心。因为意识决定行为，只有意识到了，才愿意去做，才愿意做好。

2.健全质量控制管理网络

项目建设是一项复杂的系统工程，从立项、设计、施工、到竣工投产，除建设单位相关部门外，还涉及到设计、施工、监理、供应商等多方参与，这些单位和部门是电子文件形成的源头。如果归档质量问题到了最后一个环节才被发现和提出，显然为时已晚。这也是电子文件管理理论中前端控制、全程管理的原因。要实现全过程质量控制，必须建立一个健全完善的管理网络，使电子文件质量控制正常有序开展。本企业建设项目档案管理网络已较为成熟，各单位和人员都能各司其职，履行管理职责，但为了达到电子文件质量控制的目的，网络还需进一步完善。一是要明确网络中各单位对项目电子文件的质量管理职责，二是建设项目电子文件形成、收集、审核、处理等各环节的人员、职责及规范流程都要落实到位，除了工程技术人员、项目档案人员外，还应将信息技术人员纳入质量控制网络中，以便解决电子文件质量管理过程中的技术问题。

三、制订科学合理的质量标准，是建设项目电子文件质量控制的基础

质量标准是质量控制的基础，要做好项目电子文件归档质量控制，首先必须确定归档质量标准，作为衡量及控制质量的尺度。

电子文件质量达标，即要满足《规范》中要求的“三性”。但是，由于建设项目档案一直是以实体管理为核心，项目信息化管理程度不高，电子文件前端控制和元数据管理体系尚未建立，因此，在现阶段甚至相当长的时间内，建设项目电子文件质量都不可能完全达到这一标准，可以说，目前建设项目电子文件归档工作仍处于初级阶段。众所周知，档案的价值可分为凭证价值和参考价值。从目前实际看，建设项目电子文件尚不具备凭证价值，但是，由于其反映了项目建设实际情况，蕴含着丰富的信息，同时具有存储密集、携带方便、制作简便、处理灵活、检索快捷、传播迅速等纸质档案难以比拟的优势，其参考价值将在企业各项工作中发挥重要作用。不能因为现阶段项目电子文件质量达不到标准要求、不具备凭证价值而将其拒之门外，这将导致信息化环境下企业数字记忆的缺失，对企业的损失是不可估量的。在这一阶段，应首先确保电子文件内容的真实、完整和有效，实现其参考价值。

一方面应坚持“双套制”归档管理模式，确保项目文件真实有效，另一方面以国家相关标准规范为基础，正确认识电子文件现实质量状况，制订具体可操作的质量要求，包括电子文件归档范围、归档文件格式、命名方式、组织存放规则、检查审核手续、移交目录格式、载体要求等等，同时加强对归档要求的宣传指导，确保贯彻执行。在实际工作中逐步积累经验，随着档案信息化技术和管理水平的不断提高而持续改进质量标准，使建设项目电子文件质量从“合格”逐渐走向“优质”，真正实现电子文件的真实性、完整性和有效性。

四、把握好关键控制点，是建设项目电子文件质量控制的重要手段

质量控制是为达到质量要求而采取的一系列方法与措施，其关键是要使管理活动始终处于完全受控的状态，控制好管理活动中的关键点，是达到质量要求的保障。运用到建设项目电子文件归档质量控制中，就是要加强电子文件从形成、积累、整理、审核、归档的全过程管理，严格按流程及规范操作，使项目电子文件自始至终处于受控状态。在这个过程中，有几个关键控制点必须把握：

1.加强合同约束

近几年本企业加强了对建设项目参建单位编制档案资料的管控，在签订合同时订立专门条款明确档案编制要求，并预留一定比例的保证金，在项目档案验收合格后方可办理合同结算，以经济手段保障项目档案归档工作。但是，对于项目电子文件的归档，在合同洽谈及订立条款时却未引起足够重视，有的根本未提出电子文件归档要求，有的仅在相关条款中一笔带过，如“提交项目文件电子版一套”的字样，至于质量标准要求却只字不提。在合同执行过程中也未约束和考核，导致有的参建单位根本不提交电子文件，有的随便提交一套应付了事，交付的电子文件质量较差，极大影响了项目电子文件的保存和利用价值。

在市场经济主导的建设项目管理体制下，以经济手段管控项目参建单位的“尚方宝剑”仍是行之有效的，只有触动到他们的经济利益，才能引起足够的重视。因此，在签订项目设计、施工、采购、监理等合同时，必须明确提出交付电子文件的要求及质量标准，对于归档执行不到位的单位，应予以追究责任，并适当提高保证金比例，充分发挥合同约束力。

2.做好前端控制

前端控制是档案界提出的有效解决电子文件真实性的理论，被称为“电子文件时代的新思维”，其含义是将档案管理的重心前移到前期，即文件管理阶段，提前介入电子文件的形成、运行和归档管理，建立起统一的标准，形成一个严密、完整的质量监控体系。电子文件前端控制本应建立在管理系统的基础上，强调在电子文件生命周期的设计阶段就介入管理，在系统中确立相应的标准规范，确保电子文件的真实、完整和安全。受目前企业建设项目信息化管理程度所限，项目形成的电子文件仍然是零散、无序、多来源的，但仍然可以借鉴前端控制的思想，采取一定的管理措施来实施电子文件的前端控制。档案部门应提早介入项目管理，加强部门间的组织与协作，明确电子文件管理制度、质量标准、归档范围，梳理归档工作流程，对项目各参建方进行业务指导，灌输电子文件管理思想，强调电子文件质量标准和归档注意事项，不定期检查参建单位电子文件的形成、收集、保管情况，并进行考核，通过行政手段、经济手段等途径做好电子文件前端质量控制。

3.严格履行审核程序

建设项目电子归档质量不高的原因之一是项目参建单位对电子文件的审核不重视、审核制度不完善、审核程序不落实，归档工作十分随意。档案部门应积极采取措施，充分发挥专业管理部门的职能，加强对电子文件的审核管理。一是将建设单位项目管理部门、监理单位等对项目电子文件的审核职责在相关管理制度中予以明确，并制订考核办法；二是制订、完善项目电子文件审核流程及审核过程中应形成的相关记录，将项目电子文件的审核验收工作流程化、规范化，确保电子文件的质量。

4.把好验收关口

随着国家对建设项目电子文件重视程度的提高，电子文件已成为项目档案验收的重要指标之一。在2011年发布实施的《中国石化建设项目档案验收细则》中，“项目电子文件管理”作为重要验收内容列入考评指标，总分100分的指标中，电子文件一项就占了10分，可见其在项目档案验收中的重要性。电子文件向档案部门归档后，档案部门负责最后一道把关。有了前面几个环节管控的基础，归档电子文件质量应有了一定的保证，在这一环节，档案部门主要依据上级部门对建设项目电子文件的验收标准，对项目电子文件进行总体把关，从归档是否齐全、文件格式、命名、存放组织、归档载体是否规范、能否正确挂接利用等方面，检验电子文件的真实性、完整性和有效性。

5.形成闭环管理

在质量控制工作流程中，对质量问题的纠正是其中一个重要环节。在电子文件归档质量管理中，发现问题必须采取相应的措施，要求责任单位按规范要求整改完善，同时分析原因，总结经验，举一反三，并形成相应的记录，在今后的项目前期指导中重点指出，防止再次发生同样的问题。对纠正的措施和结果进行跟踪检查，直到达到质量要求，这就形成了闭环归零管理，从而使归档电子文件的质量得到持续改善、不断提高。

参考文献：

[1]黄雁、冯平、李黎.勘测工程电子文件归档与质量控制，《中国档案》，2008.02

[2]武笑平、华春雷.工程项目电子文件的同步管理，《工程与建设》，2007.06

[3]王琳.我国建设工程电子文件归档存在的问题，《城建档案》，2008.02

作者简介：

廖珊琳（1974-）女，中国石化广州分公司信息管理中心，档案馆员。

（作者单位：中国石化广州分公司；广东 广州 510726）