文件收发管理规定7 文件的收发与管理工作

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文件收发管理规定

第一章总则

第一条为规范公司文件收发管理，确保信息及时、准确地上传下达，提高工作

效率，特制定本制度。

第二条本规定适用于集团各项目部（公司）和各部门。

第二章文件收发管理要求

第三条各部门应做好收文及往来文件的督办、建档保存工作。

第四条公司文件经领导签字批示后，相关部门应按指示办理。由行政人资部档案管理员分类存档，相关部门可备份存档。

第五条公司各部门有关人员需查看或复印相关文件原件时，应到公司行政人资部档案室,向管理员办理借阅手续；管理员应按照公司《档案管理规定》的相关条款执行。

第三章收文管理

第六条“收文”是指：集团总部及所属企业、房产集团各部门及企业外部来文来函、传真、非电子邮件，包括：正式文件、通知、便函、企业之间工作联系函；集团下属各项目部（公司）、各部门给集团的报告、请示、及其它报备材料等。凡发送给本公司的由行政人资部文员负责签收；发送给各部门的，直接由所在部门负责签收。

第七条文员收到文件后，按以下程序处理：

1、按收文时间先后顺序及时填写“收文登记表”，内容包括：发文单位、文件标题、收件时间等事项，并做好文件编号。

2、在文件首页附上一张《文件传阅单》或《收文处理单》并填写好传阅单内容：包括：发文单位、文件标题、收件时间；然后将文件送交行政经理，由行政经理根据文件内容确定并填写传阅对象（部门的收文由所在的部门负责人指定传阅对象）。

3、文员根据行政经理指定的传阅对象，逐一呈送传阅对象传阅；

4、传阅人接到传阅文件后，属“急件”应即时传阅；一般文件除出差外，原则上不超过当天；传阅后应在传阅单上签署意见或签名确认；

5、文员将文件送交传阅对象后，应做好跟踪，及时收回传阅文件；避免传阅对象因出差等原因或多人传阅造成拖延时间等现象。

第八条文件传阅后，对有关领导签署的批办意见，文员应及时向行政经理汇报，由行政经理进行协调处理，并对处理结果进行跟踪督办。

第九条文件传阅结束，文员应及时将文件收回并交档案管理员归档。

第四章发文管理

第十条公司向下属部门、上级部门或向外部有关单位发文，一律列入发文管理。

第十一条公司发文时，按以下程序办理：

1、主办部门拟稿人拟稿；

2、主办部门经理或分管领导核稿；

3、对文件内容涉及其它相关部门或需相关部门分管领导把关的，应送相关部门或所分管的领导会稿（具体由主办部门经理在核稿时指定）；其中内容有涉及法律事务的文件，应请总部法务部律师会稿把关；

4、公司总裁（副总裁）或经授权的分管领导签发；

5、文件印制及加盖公章；

6、发文主办部门进行发文登记，并将文件原件留一份存档；

7、文件发送。

第十二条部门对外发文时，应按以下原则办理：

1、业务部门以部门名义发文，须经部门负责人或分管的领导审批签字后方可发出；

2、由业务部门主办、以公司名义对外发文，应事先将文件送行政人资部对文件编号、格式、文字内容等进行会稿把关；再由公司总裁（副总裁）或经授权的分管领导签发；文件经签发后可予以使用公司印章，并留存一份在行政人资部存档,部门可自留复印件备份。

3、发出文件若有抄送公司相关业务部门知晓的内容，应备份送达相关业务部门，并由各业务部门签收登记，以便日后备查。

4、发出文件如需相关业务部门反馈意见，各业务部门文员应负责文件内容的跟踪

落实及督办工作。

5、部门对外发出的文件、传真件应套用公司统一标准格式，不得擅自以其它格式发文。

6 部门文件发文拟稿等其它程序，参照公司发文程序办理。

财务部门的发文，原则上按本规定执行；因业务需要在发文时有特殊要求的，不受上述规定限制。

第五章部门之间的收发文处理

第十三条公司各部门之间因工作需要可相互发文，发文形式有《工作联系单》、《工作通知单》等。

1、属需要相关部门配合、协调或知会、备忘等工作事项，可使用“工作联系单”的形式；

2、属人资、财务、工程技术等专项业务工作，需要相关部门直接办理或知会、备忘等工作事项，可使用“工作通知单”的形式。

3、部门的《工作联系单》和《工作通知单》，应经所属部门经理签字后才能发出。

第十四条各部门在收到相关部门的来文后，应积极配合、协助办理。对本部门不能办理的，应及时回复发文部门并说明原因；若不在部门权限范围内的，可请示分管上级领导后进行处理。

第十五条公司各部门因工作需要向公司请示、汇报工作时，可采用“报告、请示、工作汇报”等发文形式。

对于上报公司需由公司领导批复的文件，应等待领导批示后，按照批示内容要求执行。

第十六条部门与企业之间的发文处理

公司各部门因工作需要需用公司名义向集团系统内的其它企业发文时，按部门对外发文规定程序办理；未经公司分管领导同意，部门或个人不得擅自以公司名义向集团系统的其它企业发文。

第六章附则

第十七条本规定由公司行政人资部负责解释。

第十八条本规定自颁布生效之日起施行。