谈高校档案管理质量保障体系建设

摘要：基于自组织评估的高校档案管理质量保障体系具有全方位开放性、非线性运行机制和可持续发展性的特征。从档案服务、保证机制及可持续发展三个方面构建了自组织评估的高校档案管理质量保障体系。

关键词：自组织评估高校档案管理质量保障体系

高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。高校档案管理突出实践和实践属性，强调规范管理，重视管理改革，成为高校档案管理工作发展的一种新趋势。但本身也面临着如何加强质量建设、更好地适应高校及社会多元化学习需求的问题。质量的改进需要制度的指导和保证。引进自组织理论，研究高校档案管理质量评估特点,构建科学的评估指标体系和评估方法,则是开展高校档案管理质量评估的前提。

一、高校档案管理与自组织评估

自组织理论认为客观世界具有复杂性，开放系统的演化是自组织的，其演化前景取决于系统内部要素间复杂的非线性关系，外在的控制力量并非决定性的因素。强调开放系统的演化动力奠基于系统内非线性自我活力之上。自组织评估指导下的高校档案管理质量评估是一种新型的管理模式，自组织评估将整个质量评估体系看作一个复杂开放的系统，在评估实施过程中，突出高校档案主体——学生和教师在评估中的核心地位，以更加开放和多元的视角来遴选评估客体，强调评估各要素的非线性动态运行特质。在这一核心价值观指导下，重视高校档案管理核心环节监控，依靠和发挥评估微观主体能动作用，把握评估要素的非线性运行机制，实施先进的评估技术手段。

自组织评估视域下的高校档案管理具有以下特征：

1.全方位开放性。开放性表现在两个层面：一是整个高校档案管理质量保障机制面向学生与教师的全过程开放，将服务师生的各环节纳入整个高校档案管理质量保障机制之内，以更加宏观的视角来把握高校档案管理质量保障机制建设；二是保障机制内各要素在建设发展中更加注重与其他要素的互动与关联，要素建设的过程是开放的。

2.非线性相互作用机制。开放的高校档案管理质量保障机制是一个复杂的系统，系统内的各要素之间密切联系，呈现非线性相互作用机制。非线性相互作用是指系统内各要素间的作用关系是复杂的、不能用直线的简单方式加以刻画，也不符合叠加原理，如思维系统、教育系统、社会系统等等。高校档案管理质量保障机制作为一个复杂的社会系统，其内部关系非常丰富，叠加原理失效，系统演进的推动力在于系统要素间复杂的非线性相互作用机制之上的自我活力。

3.可持续发展性。自组织是高校档案管理质量保障机制的基础，对整个系统起到全面的监控和引领作用，推动整个保障体系围绕提高学生培养质量而展开。与自组织主体———学生和教师是质量保障机制建设的核心内容，其建设与发展必然带动自评估体系更趋完善。

二、基于自组织评估的高校档案管理质量保障体系的构建

1.多元化档案服务体系

高校档案管理的目的是紧紧围绕学校的教学、科研等中心工作，在保存历史的同时，不断满足高校和社会对档案信息的利用需求。一要开发档案的教育功能。例如，开发校史档案、名人档案、重大或突发事件档案、教学科研成果档案，举办专题展览，逐渐把高校档案馆建设成为大学生思想政治教育、文化素质教育和爱国主义教育的基地。二要开展网上信息服务。例如，开发大学生诚信档案、贫困生资助档案、国家助学贷款档案等各类民生档案，以及名人名家档案、科研成果檔案等，并逐步实现网上信息服务。三要加强档案信息编研服务。档案工作者要针对高校的科研成果和论著、博士硕士论文等档案信息资源，加强档案信息编研，并根据有关法规和解密时限规定利用网络加以传播，更好地为高校师生和社会利用者服务。

2.自组织运行的保证体系

（1）管理机制。高校成立“档案工作领导小组”，由分管校长任组长，成员由各部门主管档案工作的负责人和档案部门负责人组成。同时成立综合档案机构，配置相应人员，作为学校档案工作的职能管理部门，负责全校各类档案的综合管理。全校各部门都有专、兼职档案员负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、移交等工作，从而形成一支结构稳定、素质较高、从上到下以综合档案机构为中心的档案管理网络。在严格执行档案法律、法规的基础上，完善各项工作制度，做到责任明确、责任到人、措施到位。

（2）绩效机制。对档案管理工作绩效的有效控制，是档案管理部门的重要职能之一。绩效评价是高校档案管理根据自身设置的组织机构、所采取的服务方式及办馆效益等内容，对馆员的工作业绩、专业技术岗位之间相对价值等进行考察与评估。在进行绩效评价前应结合本校实际情况，成立评价小组。该小组负责对馆员及各部门的相关工作在服务质量、服务效果等方面给予客观公正的评价，并设计评价指标体系，选择评价方法，安排绩效评价的间隔时间，并把评价方案公示，征求馆员及用户的意见。

3.可持续发展体系

档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。高校档案管理遵循高校档案工作特性和发展规律,以加强宏观管理为主导,以强化微观建设为重点。宏观管理方面，强化主管部门和业务指导部门的宏观管理职能,完善规章制度,强化达标升级工作；微观建设方面，提高档案意识,营造重视档案工作的氛围；加强档案部门自身建设,搭建档案工作有效运作和发展的平台；加强档案资源体系建设,丰富和优化馆藏；加强档案信息资源的开发利用工作；增强创新能力,加快高校档案工作发展步伐。关于宣传推广，广告和展览是宣传档案馆及其资料的一个普通方法。例如，档案馆借助其网站采用多形式向社会展示自己的形象。档案馆只有不断解放思想，创新服务机制，建立相应的工作制度与方法，充分挖掘和体现档案馆的文化性，档案馆才能提高社会的认可程度。因此，无论从服务主动性方面，还是社会文化性的体现方面，档案馆要想求生存、求发展、应对来自各方面的挑战，值得反思和改进的空间还是很大的。只有做到宏观管理与微观建设有机结合，才能促进高校档案管理工作稳定、健康、可持续的发展。

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作者单位：河南省南阳师范学院