医院档案管理部门搬迁后的若干问题和对策

摘要：我院档案管理部门搬迁新的办公点以后，条件改善了，但是在使用过程中发现了诸多问题，这些问题不同程度的影响了档案部门的使用功能，对这些问题进行归纳总结，并提出相应的整改措施，以供借鉴。

关键词：档案管理部门搬迁；問题；对策

湛江中心人民医院于2017年10月整体搬迁至赤坎区源珠路236号，医院档案管理部门如医院综合档案室、人事劳资科人事档案室、病案室等也一起先后搬迁至新的办公地点，搬迁到新的场地后，库房增加了、场地增大了，入住一段时间以后，漏水等问题纷纷出现，对这些问题进行梳理，以探寻问题的原因和对策，具有一定的现实意义。

1医院管理部门入住后发现的若干问题

根据《档案法》有关规定和要求，按照各级组织部门对人事档案室的建设要求，目前我院综合档案室和人事档案室的环境结构等不符合档案库房的标准，达不到档案升级的标准，

（一）设计不合理：

经过多次到新医院现场对档案库房检查，发现

1、档案用房门口地面设计不符合库房要求。比如人事档案用房门口地面设计不符合库房要求。按规定库房门应高于地面20mm，我院只有2mm。

2、档案库房天花板不符合要求。档案库房天花板装有各种管道且不封顶，空调管道冷凝水会直接滴落档案密集架，容易出现鼠患，存在安全隐患，不符合库房规范。

3、档案库房窗户不符合要求。档案库房的玻璃窗数量过多，面积过大，不符合档案库房室内环境防光、防风、防尘、防潮等标准要求，如遇强台风损坏玻璃窗，档案将招致严重损坏，档案库房存在安全隐患，不符合库房规范。

4、档案用房门不符合要求。档案用房房门质量不符合防火防盗防鼠功能，档案库房存在安全隐患，不符合库房规范。

5、档案库房地面布线不符合要求。如图库房③需安装旧密集架，地面不能布线，存在线路故障引发火灾隐患。

（二）功能不完善：所有档案室空调管都存在冷凝水的问题。

2形成的原因

1、标准不规范。

目前，档案建筑标准多是针对档案馆的设计要求，缺乏专门针对档案室的。

2、沟通不充分。

我院新院属于“代建制交钥匙工程”，我们负责使用，前期建设问题过问的比较少，但档案室的使用面积、地理位置、地面承重能力都有专门的要求。比如：档案专用库房的地面承重能力、库房通气方式的选择决定通气口是闭口还是开口等等都都需要同工程设计人员作有效的沟通。

3、认识不到位。

部分档案管理人员认为建筑施工与医院的专职档案管理人员没有太大的联系，顶多就是工程的资料由基建档案员收集整理归档，制作基建档案，新院迁建过程中的档案管理人员的责任落实不到位。

3对策

1、明确原因、分清责任。对照图纸，如果是属于迁建项目投资的，由医院对接部门如迁建办向代建部门申请进行改造；如果不属于迁建项目投资的，为防止溢水流入档案用房，确保库房安全等，由医院负责总务部门如总务科按规定程序办理，如库房门口建高于地板20mm挡水线；按档案室库房的要求完全密封顶天花板，将库房玻璃窗封闭，安装库房专用排气扇等。

2、完善功能。给综合档案室库房加装监控摄像、安装5个吊顶干粉灭火器，根据《档案法》规定，配置加湿机、抽湿机，温湿度计；吸尘机等。

总之，建设部门要高度负责，严格按照档案管理部门的专业设计要求施工，按照档案管理的国家标准和地方标准，多方位考虑医院档案管理部门的建设要求、功能需求，及时提供医院档案管理部门建设的各类标准，档案管理人员要加强岗位责任感，与设计部门多加强沟通；协助工程设计、施工人员等，努力建设符合医院发展的档案管理部门。