摘 要 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，它记录了一个组织的各种管理活动历程。本文对文书档案实施办公自动化管理的必要性，管理优势以及在实施过程中的便捷与隐患、高效与安全的平衡等问题进行探讨。
关键词 档案 信息化 便捷 隐患
随着现代网络信息技术的快速发展，在当前机关、企事业单位中，办公自动化（Office Automation，简称OA）有效地实现文书档案的综合管理。人们在获得高效便捷的同时，也产生了一系列隐患矛盾。如何利用OA系统的网络特性，将传统文书档案管理有效、完整无误地过渡到OA管理，来提高文书档案管理的信息化水平，是文书档案工作亟待解决的问题之一。
一、文书档案实施OA系统管理的必要性
目前，随着电子信息技术的成熟，OA系统在各单位日常办公中已普及应用，现代电子化文书档案管理模式，在很多领域取代了文书档案的传统模式。相比较而言，传统文书档案管理存在着一些问题：
1、文档调阅及时性较差。传统模式下，借阅实体文书档案，必须到档案室，消耗长时间寻找文档。
2、传统文书档案不易保管。传统文书档案大多是以纸质形式进行保管，经历较长时间后，会因档案材料自身物理与化学性质的改变，外力损伤等因素产生毁损，如潮湿、温度非正常因素和调阅时磨损等正常因素。对周边环境安全、场地等需求量有逐渐增大的自然趋势，造成管理成本的不断攀升。这些因素都对传统模式的管理非常不利。
3、传统文书档案的管理较为复杂。文书档案的制作和使用涉及到众多部门，传统文书档案管理需要工作人员进行收集、整理、鉴定、保管、统计和使用等六个环节。文书处理部门从了解每份文件的来龙去脉，文件资料的形成到立卷归档，要有一套完善的规章制度。
二、文书档案实施OA系统管理的优势
1、大幅提高办公效率。其一，将文书档案与OA系统有机结合，利用网络和数据库所具有的强大信息检索、分类、存储、统计功能，使文书档案按件随即整理归档，做到管理即时、完整，分类准确，减少实体文件的收集、搬运、传递、整理、归档等环节，减轻档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。其二，由于传统模式通常是在封闭、半封闭状态下运行，通过外部监督提高效率通常不可操作。运用OA系统后，监督者可以随时调阅、查询文书档案的制作进度，有效掌握制作周期。其三，在传统文书档案管理中，文书归档整理后若要进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，而实施OA系统进行文书档案管理就不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，显得方便快捷。文件资料收集、搬运、传递、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都会变得简单高效。
2、资源随时可供检索，信息充分共享。在传统的文书档案管理中，受客观条件限制，难以做到信息众人共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用OA系统对文书档案进行管理，使纸质的文书档案转变成电子文献信息，加上网络技术应用使文书档案资源随时可供检索，从而极大的提高文书档案利用工作的质量和效率，这些都是传统管理方式无法实现的。运用OA系统对文书档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为多途径体系化管理，由对档案部分特征，如目录管理到全部特征，如目录和内容的全程管理。同时通过网络服务平台，可以及时了解、学习、借鉴其它档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态，彻底从封闭和半封闭的状态中走出来，实现档案资源的共建共享。
3、长久可靠的保存。在文书档案实际保存中，文件的耐久性在很多方面会给工作人员带来很大困难。跟纸质档案相比，电子文件的寿命要长得多。电子文件内容由于其可无损复制等特性，保存寿命可以说无限制。唯一值得注意的就是，随着现代信息技术的进步，文件的存储技术日趋完善，存储这些数据的载体可以根据需要选择不同的电子载体和方法保存，如硬盘备份、磁盘阵列存储和网络云技术存储等。所以只要做好备份工作就不受贮存时间地点限制，受外部环境影响小，不易损坏丢失，具有很强的稳定性。
4、绿色环保成本低。现代社会的环保问题已是从事任何社会活动中无法回避的热议话题，亦成为民众关注的焦点，早有专家呼吁尽快制定“低碳发展国家行动方案”，并有多种形式宣传“节约用纸，珍惜树木”等理念，形成全社会在最小的环境代价下，实现社会活动的繁荣进步。在传统的文书档案管理中，纸质档案的案卷内的其中一份文件或同一问题的几份文件，使用大量纸张。运用OA系统管理就有助于替代纸张，从而在根本上实现绿色环保。可以毫不夸张地说，一台电脑可以节省的纸，不仅仅是一米高。
三、文书档案实施OA系统管理的隐患
1、电子文件的保密性。文书档案在办公自动化的应用中，有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。电子文件的内容不仅容易变化，并且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件容易修改并且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改动其内容，但是产生改动的可能性总是比纸质文件要大得多，这就使得人们感到保持其原来内容的困难。随着网上的非法侵入、黑客技术的泛滥，对电子文件的安全性、权威性和保密性提出严峻的考验，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2、电子文件的保存。对于电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理是一项技术性、机密性、原则性很强的工作。既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循电子文书档案自身的工作特点和规律性。随着信息化技术的增强，电脑病毒成为电子文件防不胜防的侵袭者。仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员同样如此。实现档案信息办公自动化，首先对管理人员技术和素质水平提出了更高的要求，管理人员要有较高的知识层次和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。在传统档案管理人员中，缺乏信息技术人才，其中能够两方面都具备的档案信息处理复合型人才就更加稀缺。
3、电子文件对单一媒介的过度依赖。电子文件完全改变了传统的办文程序，文件的修改、复制、粘贴、移动变得非常便捷。电子文件的起草修改、定稿、收发、传递都在计算机上进行，电子文件的制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对网络系统、运行设备甚至电力等的高度依赖性。
四、文书档案实施OA系统管理高效与安全的平衡
1、制定电子文档管理标准。OA系统在日常办公的各个领域应用，随着电子文件的不断产生使工作效率以及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。这就需要尽快制定电子文件的管理标准，如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善电子文件的全过程管理制度，做到标准化、规范化、制度化。这种现代化管理技术，迫切需要文档管理人员去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。
2、制定电子文件的归档条件，严格实行归档检测制度。规定归档范围是保证电子档案质量的关键，档案管理人员在对电子文件进行归档时，首先要对经过整理的电子文件确定属性，即完成文书处理程序后再归档保存；其次，要检查电子文件是否齐全完整。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段开始，使电子文件格式与环节互相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。
3、制定电子文件的归档管理质量，依法管理电子文件。由于多种因素，电子文件的法律效力目前还有不明确和漏洞存在，由于没有固定的载体，还没有完全杜绝伪造、删除、修改和抵制病毒的有效办法。这些都要求我们在工作中形成一套完整的电子文件管理体系，经常与形成电子文件的各部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，OA系统的数据库选择一定要选用一个安全可靠的架构，OA系统运行过程中要充分做好网络安全防范，防病毒、防网络攻击等并做好数据的实时异地备份，选择一套电子签章验证系统，设立风控专员，增加审核鉴定，确保每条数据的唯一性，不可更改性。虽然现在信息化的发展使电子文件管理也越来越先进，但实体文件所具有的可靠性仍然十分重要，所以实体档案原件还需要一段时间的同步保存。
总之，文书档案的信息化彻底改变了人们对档案管理利用的传统思路，是发展的必然方向。
参考文献：
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[3]何琴.浅谈高校文书与档案管理工作[J].现代企业教育，2013，（03）：57.
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