随着通信和计算机技术的发展，生活和工作与各种通信及办公设备紧密相连。办公自动化已经成为企业和个人的主要竞争力之一，许多企业开始建设自己的办公自动化基础设施，烟草企业也不例外。本文首先介绍了烟草企业办公自动化的必要性以及机房建设的要点，最后分析了烟草企业机房运作和管理的主要内容和方法。
【关键词】办公自动化 烟草企业 机房 管理
1 烟草企业办公自动化的需求
办公自动化是指运用计算机技术，通信技术，承载企业业务流，信息流和数据流的办公模式。办公自动化是需要大企业最先应用的理念，在庞大的集团中，需要利用计算机、通信等工具来实现集成管理，无纸化办公。而随着人类生活与网络、电子通信密切结合后，无论哪一个社会个体，都必须依赖计算网络、通信网络来实现与外界的顺畅沟通。印因此，越来越多的中小企业也大规模应用办公自动化。烟草企业属于特殊的行业，也具有较大的组织规模和复杂的业务关系，办公自动化的应用是必然趋势。
首先，烟草企业属于特殊行业，是国家行政管控较严的特殊企业之一，因此，他与其他同类或相关的组织或经济体具有较紧密的系统性联系。从对外联系上看，企业必须与系统保持协调，如数据库的对接、通信方式的对接，及日常沟通方式的对接等。在全球都在计算机网络化和移动办公的趋势下，不可能有企业能够停留在以往的办公模式下。例如，烟草企业的总部机构与各分支的广域网链接，不仅需要企业内部建立IT系统，还需要购买外部的信息通信服务。各个分支通过信息通信系统连成网络，能够实现统一调度和即时沟通。
其次，办公自动化最终的功能体现在，数据库化的信息存储和利用，即时电子信号化的日常办公信息流通与互动、以及可视化的管理等。从企业内部各部门看，具有统一的数据库、即时的通信工具和无纸化的智能办公工具，大大提升了企业运作的效率，如信息传递的准确性和及时性，管理的可视化监控等等。烟草企业的生产和销售不仅需要企业内部的管理，还受到行政部门的监控。因此企业内部运作必须由可追踪的业务管理工具，而基于IT和CT技术的办公自动化正可满足这一需求。
办公自动化不仅需要各种通信和计算机等办公设备，还需要建设一个管理这些设备的主控中心，即机房。机房的形式和规模随企业的规模不同而不同。机房的建设造和管理模式也各有差异。
2 烟草企业机房建设的主要模式
机房的功能在于作为各类办公设备和通信设备管理的中心，也是数据存储的中心，以及对外链接的出口。但企业规模不同，机房的内容及建设模式也不同。
对于大型烟草企业而言，如省内烟草企业的总部，平台办公人员多，是信息和数据汇聚的中心，因此在设备数量，网络链接的端口数，交换容量，存储空间，安全等级等方面都具有较高要求，因此，总部的机房往往规格最高，并用于专门的运维团队。如机房内的存储设备、路由器和交换机都需要较高的配置，在软件和内部网络控制上需要有高规格的管理系统软件支持。而一般员工不具备足够的运维能力，也没有时间去兼职管理机房。因此需要有专门的IT团队在维护和优化集团系统的质量；而对于小型烟草企业或分支机构而言，内部设备的数量和种类都很少，且组网简单，对外接口单一，因此仅需要低配的服务器和路由器等即可满足办公需求，例如许多通信设备上推出的All In One式的路由器，集、路由、交换机及无线接入点于一体，完全满足8-10人小分支的办公需求。这种情况下，机房则仅仅就是一个设备或一个机柜。这类机房运维十分简便，具有一定IT知识的员工都能解决常规问题。
从上文分析，可以看出并不是所有的烟草企业都需要大刀阔斧地进行机房建设，而需要从企业的现实需求出发，评估效率提升的水平與投入的量和模式之间的匹配程度。对于企业总部和大型分支而言，需要要站在组织内部的员工数量，业务流大小等考虑机房设备的配置及数量，还需要站在集团和对外交互的角度来设计系统和设备的容量和等级。大部分情况下，总部和大型分支都有专门的场所放置设备我，并有专职IT人员进行运维；而小型企业和分支，主要考虑内部的办公需求即可，对机房的集成度及易操作性要求较高。不宜建设过于复杂或过度配置的机房及系统。简单的业务需要集成简约的IT系统作为支撑，过于复杂的系统反而会拖累业务的效率。
除了自己建设意外，还有一些更小的企业，可以采用租赁的方式，将机房整体外包，企业只关注信息的安全性即可，而所有的办公设备都链接到租赁服务商的机房中，这样就大大减少了运维的成本。
3 烟草企业机房运作管理的内容及方法
同其他信息化的企业类似，烟草企业的机房管理内容主要包括硬件设备的维护、系统故障的处理，网络配置的管理，系统承载能力的监控，系统安全的防护等。烟草企业对销售管理具有较高要求，因此在数据库及系统软件方面，需要较高的配置。在机房运作中应特别注意与外部的链接端口，一旦出现故障，将影响整个销售网络的信息交流，进而影响生产计划。园区网络一体化的趋势下，烟草企业的机房设备和系统将不仅链接生产网络，还链接办公网络和生活网络，因此，在机房运作和管理上又出现了新的内容，及网络权限和内容的动态配置。机房管理的重心从网络基础设施管理转向网络结构及软件系统的管理。
烟草企业的机房管理和运作，也可根据企业的规模区别对待。总部和大型分支的机房机密程度高，网络设备较多，需要专业的IT团队进行维护和优化；中小型分支的机房，仅需要一名或者兼职的技术人员进行运维即可，一般情况下，不需要进行优化，只需排除偶发的故障即可；而更小的烟草企业，可采用租赁或外包的方式，将机房服务交给供应商，而仅需关注安全问题即可，这种方式具有较大灵活性，但随着企业规模的提高，必须培育内部自有的机房和运维人才，才便于开展基于业务变化的流程优化。
参考文献
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