“互联网+”背景下电力企业掌上档案室建设

摘要：本文以“掌上档案室”概述、“掌上档案室”的特点为切入点，展开来具体分析，并以此为依据，提出充分利用“互联网+”技术、积极引进资金、更新档案管理观念等几方面重要措施。希望电力企业在提升档案管理效率的同时，能够积极构建掌上档案室，为用户提供更多便利条件创新渠道。

关键词：“互联网+”;电力企业;掌上档案室

“互联网+”背景下，移动档案数字化建设已成为一个企业信息基础和管理水平的重要标志，建设便于査询利用的移动数字档案室作为一个全新的档案管理方式，是企业管理和档案管理发展的必然趋势。本文以“掌上档案室”概述入手，围绕“掌上档案室”的特点展开阐述，针对“互联网+”背景下电力企业如何开展掌上档案室建设进行全面探讨。

1 “掌上档案室”概述

现阶段，我国“互联网+”发展水平不断提升，人们在日常生活与工作期间都在充分利用“互联网+”的优势，其不仅能够帮助人们简化工作流程，同时也能提升人们的生活质量和工作效率。“掌上档案室”就是紧紧依据移动新媒体技术，在“互联网+”技术与档案信息数字化相互作用下形成的。“掌上档案室”与普通形式的档案室存在着较大的差别，其工作原理主要就是将档案室的服务功能，延伸到移动客户端上，这样档案使用人员就不会受到时间、空间等固定因素的限制。无论在任何时间、任何地点，只要通过手机、PDA、笔记本电脑、手机阅读器等多种方便携带的移动终端设备，在其与无线网进行连接之后，就可以满足有效查询档案信息、交流、阅读服务的实际需求。“掌上档案室”不仅提供了多种形式的服务，同时也更新了档案服务的传统理念，其在未来会成为档案室发展主要形态。

2 “掌上档案室”的特点

（1）服务广泛性。在“互联网+”背景下，移动终端逐渐普及，像手机、平板电脑等移动设备已经成为了人们生活和工作中的一个必需品，其便捷性被用户广泛运用。通过掌上档案室建设工作来简化工作环节，为用户查询和使用档案创造更多便利条件。

（1）服务精准性。在移动设使用者固定性的作用下，为人们提供信息服务的机构运用定位技术的同时，能够准确获取到服务对象所在的具体位置;甚至还能准确获取服务对象的当时所处的状态和表现的行为。

（2）设备便利化。用户只需要拿着手机、MP4方便携带的移动终端设备，只要将其与无线网进行连接，就能够随时随地的查询和应用档案信息。“掌上档案室”的出现，弥补了传统档案室的缺陷，能最大程度上满足用户查找和应用档案资料的需求。

（3）交流社会化。在“互联网+”技术的作用下，移动服务打破了传统模式下，单向信息服务与传播的束缚，能够有效增强服务提供者与用户之间的互动。在“掌上档案室”建设工作的作用下，档案部门可以更加积极主动用户推送多种多样的档案信息。“掌上档案室”具有较强的交互性，用户通过运用“掌上档案室”，能夠通过移动设备端与档案部门更加深入的进行交流，使档案查询工作不再是一项单独的行为，其直接改变了人们的生活方式。

3 “互联网+”背景电力企业掌上档案室建设

3.1 电力企业档案信息化建设现状

电力企业通过多年的历史档案数字化工作把企业档案进行了数字化转化，目前非涉密档案数字化率达98%以上，已创建了数字档案室，并且实现了企业OA平台用户通过内网终端机上的档案系统査询档案，实现了档案数据共享，提高了档案利用率。档案借阅审批依据密级情况分为普通档案电子审批、电子借阅，但涉密档案需办理纸制审批单的形式。矛盾主要表现在一是企业用户拿着纸质申请单到处找领导签批，档案利用人力、时间成本较高;二是抢修等工作现场利用图纸十分不便，用户体验不是很好。

3.2 “互联网+”背景电力企业掌上档案室建设措施

（1）电力企业设想将档案系统依托移动0A办公平台，与手机联接，把档案库房搬到手机上，建成“掌上档案室”，通过手机OA平台检索査阅、收集电子档案。一是实现了档案资源共享，改变了以往OA平台用户只能通过内网终端机上的OA平台才能査询档案系统的弊端，而且通过手机电子审批、电子借阅，档案审批借阅时间可以快到几分钟，大大减少了档案利用人力、时间成本，也更加便于抢修等工作现场利用图纸;二是实现专兼职档案员可通过各自OA账号随时登录进行档案管理相关工作，工作效率将得到提高。三是通过有效互动，促使档案部门更加快捷了解用户需求，更主动地利用馆藏档案有效配合企业热点问题、大型事件和活动，更好地盘活档案信息资源，从而提高用户对档案的认知度，增强档案意识。

（2）互联网技术不受时间空间的限制，电力企业将其与“掌上档案室”进行结合，能够实现资源共享;其涵盖的范围逐渐扩大，能够为用户提丰富的档案信息资源用户可以在掌上档案室中快速的搜索到相应的档案信息。在为用户提供便利条件的同时，电力企业还要档案安全防范工作，积极构建网络保护体系;不断拓宽资金引进渠道，加强基础设施建设;结合电力企业“掌上档案室”的具体应用状况进行分析，开展专业培训活动，积极引进应用型人才，为今后推动电力企业向科学化、数字化方向发展变化。

总之，“互联网+”技术的应用和服务正在改变着人们访问信息与交流的方式。传统的档案管理模式，已无法满足企业内部用户随时随地访问数字档案室的需求。因此电力企业档案部门必须抓住机遇、迎接挑战，不断创新，通过互联网+的思维与技术将档案系统依托移动0A办公平台，与手机联接，把档案库房搬到手机上，建成“掌上档案室”，满足企业内部用户对档案资源更充足地利用的需求。

参考文献：

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[2] 宁莉燕，王建军，李玉琴.“互联网+”思维下“掌上服务型党支部”建设与应用[J].江苏卫生事业管理，2019（04）.

[3] 金梅花，蔡雨，陈贺，王卫萍.“互联网+”形势下的电力档案管理模式研究与探索[J].科技创业月刊，2019（07）.

（作者单位：国网西安供电公司）