摘 要:高校的教学改革在逐渐深化,高校教学管理的工作对行政秘书的协调作用提出了更具有挑战性的要求。本文阐述了高校行政秘书协调工作的内容和高校行政秘书协调工作的主要特点,通过自己几年来的工作经验和工作体会,探讨了如何做好高校行政秘书的协调工作。
关键词:大学 秘书 管理 作用
中图分类号:F416.9文献标识码:A文章编号:1673-9795(2012)03(b)-0219-01
高校行政秘书在教学管理当中处于最基层,经常需要与教学以及学生来接触,在连接教师、学生和教务三者之间的桥梁,具有沟通和协调的重要作用。随着我国高校教学改革的深化,教学制度在逐渐实现学年制到学分制的转化,但是新、旧的制度还没有完成更替,就会在管理过程当中产生各种矛盾,所以行政秘书要加强沟通和协调的作用,保障教学工作平稳展开。
1 校行政秘书协调工作的内容
1.1 系领导之间、相关处室之间的关系
协调院系领导的关系主要是帮助院系领导及时进行沟通、避免互不通气和产生隔阂的情况发生。按照现行的管理体系,院系是由主任和书记进行领导,由于工作的重点和角度不同,对一个问题经常会出现不同的看法。行政秘书要发挥传送带和润滑剂的作用,及时向领导提供各种信息。在沟通过程当中要讲究方法不传闲话和气话,尽量让领导之间统一看法,为营造一个团结合作、和平共处的集体做努力。
学院的相关处室主要指的是教务处、科研处和学生处等职能处室,这些处室代表了行使教学管理的职权。在教学管理工作当中,行政秘书应该积极主动与各个职能处室保持紧密的联系,要配合教务处安排教学计划,配合各类统考工作的安排。当然在协调工作当中肯定会发生矛盾,比如一些课程的前后顺序安排不够合理,或者是订购的教材不能及时发给学生,给学生带来不变。如果学院主管部门的工作计划与活动安排同院系的工作发生了矛盾,行政秘书就要如实地把院系的工作计划和实际问题汇报给主管部门,积极协调,保持上下目标的统一。
1.2 师之间、学生之间的关系
教学管理的最终目标就是能够保障教学活动的有序开展。教师在工作过程当中的独立性很强,所以他们不可能与院系领导有及时的交流,行政秘书要做好教师与领导之间的传递员,平时要多了解教师的思想动态,并且把有用的信息反映给领导,营造信任和理解的氛围。而且,行政秘书要尊重教师,在课程安排、考试安排等方面要考虑到教师的实际情况。在教学以及考试的重要环节方面,要提醒教师按照教学计划来实行,避免发生冲突,一旦发生了冲突,行政秘书要协调各方的关系,提出解决方案,营造良好的教学氛围。
在教学管理的过程当中,很多工作都是和学生息息相关的,比如课程安排、各种考试以及学籍处理等等,行政秘书要加强与学生之间的沟通,使得教学工作顺利开展。行政秘书要尊重学生的个性,针对不同的问题进行引导。要广泛接触同学,把得到的信息反馈给教师,还要协调教师与学生之间的关系,调动教师与学生的积极性。
2 行政秘书协调工作的特点
具有复杂性,因为教学管理工作是一个多层次的复杂工作,这就决定了行政秘书的协调工作也具有复杂性。第二,具有原则性,学校的教学制度对所有工作都有很明确的规定,这就要求行政秘书要按照制度办事,还要做到办事灵活,通过有效的协调来让大家保持行动一致。第三,具有辅助性,由于领导不仅有行政工作,还有科研和教学的工作,不可能做到面面俱到,所以行政秘书就要做好辅助的工作。要消除被动执行任务、迎合领导思想的做法,要客观地反映各项活动当中所存在的问题。第四,具有服务性,行政秘书的工作性质就是服务,要为领导服务,做好领导的助手;还要为教师服务,做好教材的订购、教学任务的安排等等;也要为学生服务,要广泛接触学生,了解学生的实际情况,为学生解决学生和生活当中遇到的各种问题。
3 行政秘书的职责
(1)负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作。
(2)负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作。
(3)负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪要的起草工作。
(4)负责每周会议安排的编制工作,协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作。
(5)负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况,将了解的情况及时反馈给领导。
(6)负责办公室日常政务接待,来访客人接待及日常事务性工作。
(7)负责印章保管和监印、办理各种介绍信。
(8)负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放。
(9)负责办公室安全防范工作。
(10)负责各项信息统计和管理。
(11)完成领导交办的其他工作。
4 高校行政秘书协调工作的方式
4.1 调查研究
在实际工作中应有一系列的工作序列。一是要“找”,也就是找出可能需要解决的矛盾,对事物发展的趋势和方向做到心中有数,对困难有一定的心理准备。二是要“准”,即找准那些必须通过协调才能解决的问题,以及问题的本质和解决的关键所在,在找准问题以后应充分做好一些辅助准备工作。三是要“看”,即在问题解决后,必须要有一个回头看的过程,对所解决的问题的状况进行分析和归纳,对问题解决过程进行分析和评估,找出经验和教训,为下情上送工作提供条件和基础。
4.2 疏通解释
行政秘书的重要职责就是协调各方关系,消除和化解各种矛盾。在教学活动中,教师与领导之间有时因教学上的问题难免产生矛盾,如教学任务的下达、上课地点的安排等。这时行政秘书就要利用平时经常与教师打交道、建立起的良好的人际关系,做好疏通解释工作,可以在课间或教研活动时间主动与教师谈心,把领导的意图解释给教师听,使教师消除误解。同时,虚心听取教师提出的合理意见和建议,及时反馈给领导,使领导随时掌握教师的思想情况,主动关心和帮助教师解决困难,调动教师的积极性,从而使教学活动顺利进行。
总之,协调是一项综合性、艺术性很强的工作,行政秘书的协调功能贯穿于教学管理全过程。行政秘书要自觉加强各方面能力素质的锻炼和提高,重视发挥协调功能,通过有效的沟通,协调系与院、领导与教师、教师与学生之间的关系,建立一种相互了解、相互合作、相互促进的融洽的工作关系,确保教学工作有序进行。
参考文献
[1]姜莲珍,董爱云.对高校建立一支稳定的行政秘书队伍的认识[J].沈阳工程学院学报(社会科学版),2005(3).
[2]高华,李华闻,洪爱云.简论高校行政秘书的专业化[J].河北科技师范学院学报(社会科学版),2006(3).
[3]高华,李华闻,洪爱云.简论高校行政秘书的专业化[J].河北科技师范学院学报(社会科学版),2006(3).
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