摘 要：本文首先分析了SAP进行发票校验和付款的具体流程，根据采购订单输入一张发票时，SAP系统依据采购订单编码提取供应商、物料、等待开票的数量、付款方式等数据提示用户；如果采购订单和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定不予以过账，过账后还需对发票校验误差、冲销校验发票，生成校验发票付款计划；探讨了当前SAP发票校验和付款应用中存在的问题；并针对性地提出了加强组织结构设计、系统权限控制、规范业务流程、加强专业人员培养、加强数据分析建设、加强付款人员稽核、加强财务人员学习、加强往来账项清理、转换财务人员身份等加强SAP发票校验和付款应用的对策措施。
关键词：发票校验 付款 SAP
中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2018）03（c）-158-02
财务人员不仅要低头做账，还要抬头纳车。正是基于此，SAP系统对财务人员业务素质、沟通素质要求很高。本文针对存货发票校验、发票校验冲销、付款等一系列账务处理方法，以及完成供应链采购订单、收货和发票校验的匹配审核工作，加强内部控制管理工作进行阐述，从中发现管理中的一些问题，同时提出相应的应对措施，为企业真正适应会计机器人时代的到来打下良好的基础。
1 SAP在发票校验、付款中的具体应用
1.1 发票校验的目的
SAP系统有一特别重要的特点就是集成性，发票校验就体现了这一点，PO里输入采购订单号之后，会自己匹配相应供应商，物料代码，金额数量，然后将这些信息生成应付款项，全部集中到财务部门，以备查验。
SAP系统的高度集成允许细小误差，可以将其误差转入材料成本差异。
1.2 发票校验的过程
首先在业务流程平台的“采购发票报销流程”中找到需要发票检验的单据，下载发票明细（或直接流程中显示的发票明细），核对纸质发票和采购员所填报销金额是否一致；财务人员将最终的报销金额填到审核金额中。然后点开输入收款发票根据最晚入库时间填入发票时间，填写发票金额及税额及相应的摘要，同时在细节下也要写清摘要。
进行发票检验完成后，财务收到的发票检验单据附件有：（1）增值税发票；（2）入库明细清单；（3）如果发票中摘要显示“详见销货清单”的话，需要附带销货清单发票后附一张入库清单，根据入库清单填写采购订单号，系统会将采购订单号自动匹配相应的供应商、账期、数量金额、物料代码等。如果有变化时，可以修改相应数据。也可以显示采购订单的历史，例如，有多少货物已经到货，以及有多少已经开出了发票。
采购订单与入库清单如果不符，系统将在消息栏里明确不能记账的具体原因。 若该变化在预先设定的允许范围内，则将允许范围内的误差计入材料成本差异。如果变化不在允许的范围内，系统将不允许该发票记账，手动查找系统与入库清单的差异。
发票被输入时，系统将找到相应的账户科目。如果存在余额，用户要进行手动修正，在物料里加入相應的物料编码，工厂代码，金额、数量，直至余额为零，该发票才完成记账；发票校验才算真正完成。
（1）供应商的发票校验允许误差。
供应商也可以设置一个发票校验误差，这是针对经常合作的供应商，当发票金额与实际收货金额存在不一致时，又不想去调整具体的收货明细，或者说不值得去调整一些小额差异，就可以用到这个误差；例如某供应商销售货物一家供应商，发票校验时，几百个物料一起校验，出现一些小误差，直接按材料成本差异科目过账，不用调整收货的行项目，这样做的好处是可以提高工作效率。
第一，负误差。
负误差是指实际发票金额小于收货金额，通过直接在PO里修改金额将其差额结转至材料成本差异中。
第二，正误差。
正误差是实际发票金额大于收货金额，小误差需要在物料里填加物料号、工厂代码、金额，及相应PO的数量，最后将该差额转入材料成本差异。
（2）发票校验的冲销。
在实际工作过程中，发票校验完成后，有可能发生退货，或者PO问题使之前的发票校验需要冲销，这就要使用事务码MR8M-取消发票凭证进行冲销。在这里需要特别说明的是如何选择正确的发票凭证编号。
将划红即为发凭证编号。同时将该发票校验冲销完毕后，还需要在结算供应商事务码F-44里将该供应商一正一负的金额进行清账，该笔业务彻底冲销完成。
（3）对于SAP凭证输入和凭证管理来说，清账是相当重要的，就是我们平时说的钱物两清，在SAP系统里面，可以在一般总账（F-02）里面做，但是做账完成之后还要在F-32/F-44里进行一正一负的冲销，即清账。
发票校验完成后，在供应商行项目里会有相应记录，但是该记录会以红灯显示，表示已记账未付款，同时在清账凭证项目下都是空值；付款完成后会以绿灯形式表示，同时在清账凭证项目会显示付款的凭证号。
一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段“未清项目管理”控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。
对于往来科目来说，未清账管理很重要。它使得每条业务记录都很清楚，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析、催款、自动付款、对账函、往来账核对等延伸功能的基础。
通常企业用户也可以直接使用F-32/F-44清账，假设选择的电汇方式（TT）付款方式，则会产生以1开头的清账凭证。
（4）生成付款计划。
根据本公司供应商重要程度，分别对其账期维护分为30天、60天、90天。然后我在每个月初由财务人员在事务码ZD2FZ028（供应商余额表）中导出各供应商应付款项，交由供应链根据款项是否到期、付款方式进行筛选，后由供应链部门领导统一审批；统一审批后交由财务复核，然后由财务部门提交线上流程，由公司领导进行线上审批。
无论是部分还是剩余付款，以付款为例，当本次付款金额恰好等于选择的应付金额时，在F-44结算中自动结清。
假设某业务的应付款项是298454.94RMB，本次实际付款是10000MB。
具体操作如下：
选中该笔要结清款项。
选中剩余项目，同时在支付金额中填写实际支付的款项。
最后实际分录。
借：应付账款-汇聚298454.98。
贷：银行存款100000。
应付账款-汇聚198454.98。
2 当前SAP发票校验、付款应用中存在的问题
通过使用SAP发票校验、付款及进行减值处理，我发现虽然它集成性好，发票校验、付款等功能都具备，但是也有很大的缺点：
（1）系统过重，配置、操作异常复杂，做一个业务可能使用到好多个页面。
（2）维护实施成本很高，二次开发的成本相当高，使用成本也很高，一般都需要养一些SAP的顾问，每个顾问都只关注SAP的某一块功能，因为SAP的学习成本很高。
（3）在付款过程中，发现极个别（主要是系统问题）情况下重复付款。有时会给企业造成难以挽回的损失。
（4）年底企业在清理供应商、客户往来款项时发现有很多需要清账未及时清账，导致长期挂账，加大了财务人员的管理成本。
3 加强SAP在发票校验和付款应用的对策措施
如何解决SAP在发票校验、付款过程中的问题，建议从以下方面采取措施。
3.1 组织结构设计
组织结构主要是为实现公司运营目标，组织内部各个部门、各个层次之间提升企业监控管理水平。在SAP系统中组织结构包括公司代码、利润中心、工厂、库存地点等；结合实际管理需求，可以合理利用系统组织结构来控制业务发生，如不同公司代码、工厂间的物资转移等业务均在组织结构层级发生。通过合理的组织结构设计能规避业务操作的不合理业务，尽可能地让每笔业务能在有效控制范围内发生，从而规范系统数据记录。
3.2 系统权限控制
SAP系统的权限控制可以细化到组织结构、业务操作等环节。结合不同属性的业务人员有效控制权限属性，让合适的人做合适的事。一方面可以提升企业内控管理；另一方面能通过系统控制，有效规避不合理业务的发生。SAP能将各个部门通过信息系统将情况反馈给财务管理系统，使财务管理系统及时掌握企业整体动态变化，避免财务漏洞的产生。
3.3 规范业务流程
众所周知系统实施好坏在于流程设计，通过专业的流程分析与企业管理制度的有机结合，充分发挥业务流程在管理控制中的作用。尽可能让系统运作流程能够在企业予以推行，好的流程控制得不到运用或运用的流程不能有效监控管理过程，其作用效果对于企业来说均微乎其微。规范业务流程不仅能提高系统的整体业務动作。还有助于公司对需要改进的领域有所认识。
3.4 加强专业人员培养
在SAP系统实施过程中，不仅要考虑系统的建设问题，还需要考虑业务人员的培养问题。当前大多数项目在实施过程中，从顾问到用户均存在一种模块隔阂思想，认为部分实施内容与模块功能无关，故不做深入研究，从而导致跨模块问题不能有效吸收，致使流程不能有效运作。因此要求在项目实施过程中，要求顾问需具备跨模块集成思想，并能将该思想有效传递至企业用户，从而保证项目上线后的流程有效运作。
3.5 加强数据分析建设
有效的管理过程能帮助企业得到有效的分析数据，反之有效的数据能帮助企业发现管理过程问题。建立有效的数据分析体系，并定期对数据进行分析，也是系统运用过程中的一个重要环节。如通过发票校验数据分析，发现哪一步流程控制出现了问题，并及时针对问题进行解决，避免该问题造成的影响被无限放大。
3.6 加强付款人员稽核
为防止重复付款，设立相关岗位对付款业务进行专门稽核。会计人员做完付款凭证，交稽核人员审查付款流程审批，相关采购合同，发票校验凭证，同时在SAP中查到该笔业务是否已付款，确认未付款后在交给出纳，进行付款。同时要求月初导一次付款计划，月中导一次付款计划，月中导出来之后修正月初的付款计划。
3.7 加强财务人员学习
发票校验及付款业务在通信行业里数据里很大，所以学好Excel事半功倍，比如VLOOKUP、sumif语句，可以提高工作效率。利用SAP财务模块提供的功能为业务分析服务，就体现在系统的分析上。会计人员要适应SAP财务模块系统，就必须提高对现代化信息加工、整理和分析技术能力，善于整合各个部门产的相应的信息，使分散在不同部门不同时间节点的信息能够被及时使用。因此，财务人员要坚持财税理论知识学习，熟悉企业经营管理的全过程以及企业相关的规章制度，用自己财会理论知识做支撑，理解和运用SAP财务模块系统。
3.8 加强往来账项清理
财务部门对往来款项清理一年一次，改成一季度就要检查一次，及时清理长期挂账的款项。
3.9 转换财务人员身份
会计人员不仅要低头做账，还要抬头识路，在加强专业知识的基础上，还要加强自身对企业的管理，及时识别风险，为领导及时准确做出决策提供数据。为了减少会计人员报销工作，与银行测试银企互联工作，这样会计人员只需要在OA上审核凭证，减少付款风险，将经历放在企业管理上，真正适应会计机器人时代的到来。
参考文献
[1] 王纹，孙健.SAP财务管理大全[M].北京：清华大学出版社，2005.
[2] 中华人民共和国财政部.企业会计准则——应用指南[M].北京：经济科学出版社，2006.
[3] 马方.SAP ERP财务管理与应用[M].北京：东方出版社，2006.
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