卫生和计划生育局档案管理的优化措施

摘 要：在卫生和计划生育局的日常管理中，档案管理是其中的重要工作任务，其具有政治性、服务性的特点。为了确保档案管理工作能够满足社会的需要，就需要对卫生和计划生育局的档案管理工作进行不断的优化，以促使其档案工作变得更加的系统、规范。本文先围绕档案管理工作中所存在的问题进行分析，然后就优化措施进行探讨。

关键词：卫生和计划生育局；档案管理；优化措施

随着二胎政策的实施，我国卫计部门对群众的医疗健康服务更加的重视，而在卫计工作开展过程中，档案管理工作是其中的基础，为后续工作的开展以及研究提供了数据资料。基于此，围绕卫计局档案管理的优化措施进行分析具有重要的现实意义。

1 档案管理中所存在的问题分析

1.1 档案管理意识较为薄弱

当前，在卫计局的档案管理中，存在着档案管理意识薄弱的这一现象，一方面是部门领导对这项工作不够重视。因为许多领导受到传统错误思想的影响，他们认为档案管理工作可有可无，无关大局。所以无论是机构的设置上，还是档案管理队伍的建设上，卫计局的投入都非常的少。另一方面是工作人员的思想认知不够[1]。在我国一些地区的卫计局中，档案管理工作人员的思想认知不够，他们没有深刻的认识到自己岗位的重要性，许多人都认为这个档案管理部门是一个清冷的部门，在事业上不会有太大的前途，只需要安心混日子即可。这样一来，就导致他们在工作开展中存在着消极应对的情况。

1.2 工作方式较为落后

当前，在我国一些地区的卫计局中，存在着工作方法落后的现象，主要体现在以下几方面：1）精细化水平较低。档案管理工作看似非常的简单、枯燥，但是也是一门精细活。但是，一些档案管理人员养成了自由散漫的习惯，这导致他们在工作中以粗放化的工作模式为主。例如，在档案信息资料的收集过程中，他们对信息资料的真实性以及准确性等都不够重视，只需要按照要求填写完毕就交差了事。这样一来，就影响了档案管理工作的效率提升。2）电子化建设较为落后。随着信息技术水平的不断提升，在我国各行业中，信息技术得到了广泛的应用，极大的提高了各部门的工作效率。虽然我国许多地区的卫计局都引入了信息技术，但是电子信息化的档案建设不够理想，有一些地區的卫计局仍然以纸质档案为主。此外，还有一些部门在档案资料的收集过程中，仍然沿用老办法，以及手工收集为主。此外，许多档案管理人员的年龄较大，他们的计算机技术水平不高，所以很难适应档案管理信息化的建设发展。

1.3 管理体系不够完善

体系的完善与否会直接影响到一项工作的开展，当前，在卫计局中，缺乏完善的管理体系，这在一定程度上影响了档案管理工作的有效开展。例如，部门内部缺乏相应的激励约束机制。对于职务的晋升、奖金福利等缺乏明确的规定，对于工作努力的员工，也没有给予奖励，而对于那些得过且过，工作散漫的管理人员，也没有进行批评与教育[2]。另外，部门的联动协作有所不足。许多人都认为，档案管理工作只是档案管理人员的事情，与自己无关，这导致部门内部缺乏联动协作，在档案资料的收集、整理等工作中，各部门缺乏合作，影响了这项工作的开展。

2 档案管理的优化措施分析

2.1 提高思想认识

要想使档案管理工作得到更好的开展，首先就需要领导高度重视。因此，卫计局的领导人员需要认识到档案管理工作的重要意义，并高度重视这项巩固走的开展。在档案管理部门的人事安排上，要任用一些工作能力较强，责任心较重的人员。另外，对档案管理工作给予充足的资金支持，进一步完善档案管理基础设施的建设。其次，还需要提高档案管理人员的工作意识。只有当他们认识到自己工作岗位的重要性，只有提高了他们的思想道德素质，他们才会积极主动地参与到档案管理之中。因此，卫计局需要定期开展思想教育培训，让广大档案管理人员认识到档案管理的重要意义，从而增强他们的职业道德素质。

2.2 提高档案管理人员的专业水平

档案管理工作的开展好坏，与档案管理工作人员的专业水平有着直接的联系。当前，在我国一些地区的卫计局中，档案工作人员的专业水平不强，缺乏相应的计算机操作技术，这影响了档案管理工作的有效开展。因此，在今后的发展过程中，要重视对档案管理人员的专业培训，让他们重视业务的学习，使他们的档案业务知识得到更新。此外，还需要对他们的计算机技术进行培训。随着信息时代的来临，计算机技术在各行业中得到了广泛的应用，所以档案管理人员也需要与时俱进，顺应时代的发展[3]。通过个人自学的方式，或者主动参与到集体组织学习之中，来提高自己的计算机操作能力。如此一来，就能够使他们适应档案信息化建设的发展的需要。

2.3 进一步完善管理体系

为了使档案管理工作有制可依，也为了激发广大档案管理人员的工作积极性，就需要对相关的管理体系进行完善。例如，对激励约束机制予以完善。在档案管理工作中，需要建立一个明确的激励机制，将职务的晋升、福利待遇等与档案管理工作人员的表现相挂钩。制定奖励与处罚的制度，对表现优秀的员工予以奖励，而对那些表现较差的员工进行惩罚，这样就能够激发他们的工作积极性，增强他们的工作责任心。此外，需要加强部门的联动协作。为了推动档案管理工作的进一步发展，可以确定一套信息资料的收集流程，并制定完善的管理体系，这样就能够使档案管理工作变得更加的科学化，规范化。

3 结语

综上，在我国卫生和计划生育局中，档案管理工作还存在着一定的问题，如档案管理意识较为薄弱；工作方式较为落后；档案管理人员的思想素质以及专业素质较低；管理体系不够完善等等，这制约了档案管理工作的有效开展。因此，在今后的发展过程中，卫计局领导要加强思想认识，高度重视档案管理工作的开展，并加大资金投入，完善基础设施建设等。此外，要加强对档案管理人员的专业培训，以提高他们的专业水平，使他们能够适应档案信息化建设发展的需要。最后，要进一步完善管理体系，制定相应的奖惩制度。如此一来，就能够确保档案管理工作得到有效的开展。

参考文献

[1]钟冰.卫生和计划生育局档案管理的优化措施[J].现代商贸工业，2017（18）：111-112.

[2]陆洋.基层卫生和计划生育档案管理存在的问题与解决措施[J].才智，2017（16）：243.

[3]李晓红.卫生和计划生育局档案管理的优化措施探索[J].产业与科技论坛，2016，15（16）：242-243.